El control del registro horario de la jornada laboral se ha convertido en una de las áreas más vigiladas por la Inspección de Trabajo. Desde la obligatoriedad de este sistema en 2019, muchas empresas han sido sancionadas por no llevar un control adecuado, no conservar los registros o no garantizar su fiabilidad.
Si la Inspección de Trabajo solicita información sobre tu registro horario, ¿qué debes hacer? ¿Cómo responder de forma que minimices riesgos y evites problemas mayores? En este artículo, exploramos una estrategia de respuesta habitual, sus posibles fallos y cómo reforzarla para estar mejor preparado.
Responder con escritos firmados por los trabajadores: ¿es suficiente?
Algunas empresas optan por una estrategia sencilla cuando la Inspección de Trabajo requiere información sobre su registro horario: presentar escritos firmados por los trabajadores en los que se declara que las irregularidades detectadas (por ejemplo, fichajes fuera del horario habitual) no son fallos del sistema ni horas extra, sino errores humanos.
Esta estrategia puede parecer razonable a primera vista. Sin embargo, tiene puntos débiles que la Inspección podría cuestionar:
- Responsabilidad empresarial: el empresario es el responsable de garantizar que el registro horario se lleve correctamente, no los trabajadores. Si hay errores recurrentes, la Inspección puede considerar que no se han tomado las medidas necesarias para prevenirlos.
- Falta de pruebas técnicas: los escritos firmados por los trabajadores pueden no ser suficientes para demostrar que la empresa ha implementado un sistema de control eficaz.
- Dudas sobre la autenticidad o validez de los documentos: la Inspección podría interpretar que los trabajadores han firmado estos documentos sin plena libertad o que no reflejan la realidad operativa de la empresa.
En definitiva, este tipo de respuesta puede resultar insuficiente o incluso generar más dudas en la autoridad inspectora.
¿Cómo minimizar riesgos y fortalecer la respuesta?
Si la Inspección de Trabajo solicita información sobre tu registro horario, lo más recomendable es presentar una respuesta más sólida y bien documentada. Para ello, considera los siguientes puntos:
1. Aportar registros horarios completos
El primer paso es entregar los registros horarios del periodo requerido. No basta con enviar escritos explicativos; la Inspección querrá ver los datos completos para verificar que el sistema funciona correctamente.
Asegúrate de que los registros:
- Reflejan la jornada real de los trabajadores.
- Se han conservado adecuadamente durante al menos cuatro años, como exige la normativa.
- Pueden ser consultados fácilmente sin manipulaciones o alteraciones.
2. Demostrar control y supervisión
No basta con registrar la jornada; la empresa debe demostrar que supervisa activamente el sistema y corrige errores. Para ello, puedes aportar:
- Protocolos internos sobre el uso del registro horario y la corrección de incidencias.
- Registros de comunicación con los trabajadores donde se les haya informado sobre la correcta utilización del sistema.
- Informes de auditoría interna, si la empresa realiza controles periódicos del registro horario.
3. Justificar posibles errores o discrepancias
Si hay irregularidades en los registros, es mejor reconocerlas y demostrar que la empresa tiene mecanismos para corregirlas. Algunas acciones que pueden ayudar son:
- Explicar cómo se detectan y corrigen los errores en el fichaje.
- Presentar evidencias de medidas preventivas, como formaciones o recordatorios al personal.
- Acreditar la existencia de un sistema de regularización de fichajes erróneos.
4. Transparencia y colaboración con la Inspección
La actitud de la empresa ante la Inspección puede marcar la diferencia. Adoptar un enfoque colaborativo y aportar la información de manera estructurada y clara transmite una imagen de cumplimiento y diligencia.
Si la Inspección detecta irregularidades pero la empresa demuestra buena fe y disposición para corregirlas, es más probable que se minimicen las consecuencias.
El compliance como clave para evitar riesgos
Una respuesta apresurada o mal planteada ante la Inspección de Trabajo puede generar más problemas de los que resuelve. En materia de registro horario, las empresas deben ser proactivas y contar con un sistema de control efectivo que no solo cumpla con la normativa, sino que además permita justificar cualquier posible incidencia de manera sólida.
No basta con cumplir la normativa de registro horario de manera formal; es fundamental integrarlo dentro de una estrategia de cumplimiento normativo (compliance) efectiva. Un sistema bien diseñado no solo previene sanciones, sino que también protege a la empresa frente a reclamaciones laborales inesperadas.
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David J. Pardo Arquero
Especialista en derecho laboral y de empresa, liderazgo, facilitación de procesos y desarrollo organizacional.
Abogado y socio-director.
Abogado con más de 20 años de experiencia en desarrollo de organizaciones y personas desde la perspectiva del liderazgo y la facilitación de procesos: en gestión y organización de equipos de trabajo en diversas áreas de competencias jurídicas civil, laboral, fiscal y administrativa, y en áreas transversales como la negociación, la gestión y la dirección-gerencia de empresas.
Miembro de la Junta Directiva de la Confederación de Empresas de Córdoba (CECO) y de la Asociación Nacional de Laboralistas (ASNALA).
